Системи автоматизації девелоперських компаній

  З точки зору IT, автоматизація девелоперських компаній - це, мабуть, найскладніша процедура серед інших типів компаній. Пов'язано це, перш за все, з тим, що девелоперський бізнес несе на собі великий комплекс завдань ефективного управління бізнесу.

  На малюнку нижче показана приблизна структура компанії, яка веде, наприклад, такі види діяльності як: розробка та будівництво об'єктів нерухомості, володіння об'єктами нерухомості, обслуговування, продаж і оренда побудованих об'єктів нерухомості.

development   У цьому випадку, структура та взаємозв'язки будуть такими: «Замовник будівництва» є відправною точкою, генеруючи пакет документів під назвою «Замовлення на будівництво» для «балансоутримувача». «Балансоутримувач» у свою чергу випускає договір про інвестиції. Кількість таких договорів визначається кількістю будмайданчиків і може для великих компаній доходити до сотень. Для управління такою кількістю документів до місця прийдуться системи документообігу та управління договорами. 

    Використання систем управління договорами прискорює процес підготовки та узгодження договору, дозволяє підвищити якість складання документів, гарантує збереження і захист документа від несанкціонованого доступу. Для керівників вищої ланки CEO, CIO, визначальним тут є час. З поширених на ринку продуктів, система управління договорами представлена продуктами компаній 1C: Підприємство, SAP, Oracle.

    «Балансоутримувач» в ході будівництва є тією особою, яка безпосередньо несе на собі всі витрати. Це закупівля матеріалів, збереження їх (при необхідності) на складах, накладні витрати на перевезення, взаєморозрахунки з підрядниками будівництва. Для ефективного управління та збору повної інформації на цьому етапі життя девелоперського проекту, число яких, як ми пам'ятаємо, може доходити до сотень, необхідна т.зв. ERP система. Це EntrerpriseResourcePlanningSystem - система управління ресурсами підприємства. Сюди входять як складські (матеріальні) запаси, так і нематеріальні у вигляді банківських рахунків, патентів і т.п. У цих системах ведеться і керування фінансами і, найчастіше, бухгалтерський, податковий і управлінський облік.

   Спектр ERP систем на нашому ринку надзвичайно широкий, проте, популярність заслужили далеко не всі системи. Пов'язано це, перш за все, з кардинальними відмінностями бухгалтерського обліку європейських країн і країн СНД. Тому, часто можна спостерігати, що матеріальний облік і планування ресурсів ведеться в одній системі, а бухгалтерія працює в іншій, більш звичною, системі, наприклад 1С. Популярні ERP системи на нашому ринку: MS, SAP, Oracle, 1C.

«Генпідрядник» виконує розробку первинної проектної документації і веде управління взаємовідносинами з субпідрядниками. Для цієї юр.особи також актуальні питання, пов'язані з автоматизацією документообігу, створення та узгодження договорів, планування ресурсів. Ці системи були розглянуті раніше.

   Первинний план будівництва повинен надійти в розробку в інженерно-кошторисний підрозділ. У великих компаніях цей підрозділ іноді виділяють в окрему юр. особу, назвемо її умовно «Інженер». Для нього вхідною інформацією є план будівництва. При великому числі паралельних майданчиків «Інженеру» не обійтися без проектно-кошторисного ПЗ. Це специфічне ПЗ, яке може як замовлятися у розробників, так і бути купленим готовим продуктом. Приклади подібних рішень - різні надбудови і доопрацювання системи 1С 8, «СМР-Про» і пр. Крім того, якщо в обов'язки «Інженера» входить технагляд і ТО об'єктів нерухомості та / або прийом звернень орендарів з ТО, то ефективність такої роботи може бути підвищена використанням CRM-систем, систем автоматизації колл-центрів. Про ці системи розповімо нижче, коли будемо розглядати діяльність комерційного відділу.

   Ключовою сполучною ланкою для розглянутих юридичних осіб девелоперської компанії є проектний офіс. На діаграмі він позначений як «Управління проектами». Це може бути як повноцінний проектний офіс, так і окремо-виділений менеджер проектів, на принципи роботи та продукти автоматизації це не впливає. Для автоматизації роботи «Управління проектами» створені спеціальні продукти з планування та управління проектами. Найбільш популярний і поширений - це MS Project. Простий, доступний і популярний продукт дозволяє вирішувати цілий комплекс завдань з планування та управління проектами. До недоліків слід віднести необхідність «ручну» синхронізацію MS Project, наприклад, з фінансовими системами, системами звітності. Існують більш потужні продукти - OraclePrimavera, SAP, однак, їх дорожнеча робить їх маловживаними в наших умовах.

   «Комерційний відділ» - це серце девелоперської компанії. Саме тут формується запорука того, що «зариті в землю» кошти дадуть багатий фінансовий урожай. Від ефективності роботи даного підрозділу залежить успішність всієї компанії. На питання за рахунок чого можна підвищити прибутковість допомагає відповісти продукт для бізнес-аналізу. Кожна компанія аналізує свої показники по-своєму. У «академічному» варіанті, можна аналізувати залежність прогнозу надходження прибутку від ключових факторів, наприклад, тип фасаду, поверховість, близькість до центру і т.п. Вибір факторів може бути суто індивідуальний. Єдиного рецепта побудови аналітик не існує. Однак, для економічного моделювання справедливий загальний принцип - користувачеві необхідно надати найбільш зручний і комфортний спосіб роботи. Це і «що-якщо?» аналіз, і веб-доступ, і простота коригувань, зрозумілість і доступність інтерфейсу системи. На сьогоднішній день навіть Excel файли вважаються застарілим інструментом, тому що в них відсутній ряд зазначених можливостей.

  Далі, крім довгострокових прогнозів продажів у будівництві, життєво важливим для компанії є довгострокове і короткострокове планування. Без якісної побудови плану доходів, фінансисти не будуть мати можливості ефективно спланувати графік платежів і витрат. А це, в свою чергу, ставить під загрозу весь життєвий цикл об'єкта нерухомості. Будувати нові плани можна як за якимись моделями планів, так і від історичної інформації та експертних оцінок. Крім планування в розрізі ЦФО і часу, будівельні компанії планують і аналізують діяльність у розрізі проектів. Яким би шляхом девелопер не пішов, необхідний продукт для зручного планування-прогнозування, який дозволяв би вирішувати цей комплекс завдань, будучи в свою чергу гнучким у налаштуванні. Не секрет, що основна проблема, з якою стикаються девелоперські компанії в сфері IT - це залежність від розробника ПЗ. При внесенні змін доводиться подовгу чекати, поки їх побажання будуть реалізовані в тому чи іншому IT продукті. Тому популярністю користуються продукти для бюджетування, подібні «конструктору», такі як IBMCognos, які знижують залежність аналітиків \ користувачів від ІТ фахівців.     

   Далі, для підвищення ефективності продажів, агент повинен знати все про покупця/орендаря і його запити. Тому, без CRM системи (яка може бути як самостійним продуктом, так і рішенням на базі облікової системи 1С) не обійтися. CRM в зв'язці з колл-центром і соціальними мережами допоможе зібрати максимальну інформацію про клієнта. А це, в свою чергу, дозволить сегментувати клієнтську базу, ефективно орієнтувати маркетингові акції та оперативно відповідати на запити покупців / орендарів.

    Продажі нерухомості не обходяться без реклами. Аналіз ефективності реклами і різних акцій неможливий без збору факту і порівняння його з планом, який виконується в BI сістемах. Таким чином, для комерційного відділу, необхідний продукт, який би дозволив в автоматичному режимі будувати прогноз, планувати доходи і витрати і збирати факт для подальшого аналізу. Для вирішення завдань аналізу бізнесу, а це актуально без винятку для всіх підрозділів та юридичних осіб девелоперської компанії, було б бажано, щоб продукти, що працюють з вводяться і збереженими даними, наприклад, планами, інтегрувалися між собою «безшовно», тобто, щоб будь-які зміни в моделях і розрахунках не приводили до необхідності замовляти складні і тривалі доопрацювання в аналітичній системі. Більш того, вкрай бажано, щоб у фінансистів та економістів був би свій простий інструмент для аналізу. Щоб можна було побудувати звіт «на льоту», змінити існуючий. Підвищення ефективності в даному питанні автоматично тягне за собою підвищення точності планових і прогнозних моделей. Це, в свою чергу, підвищує ефективність роботи компанії в цілому, тобто, дозволяє не тільки вижити в складних економічних умовах, але й успішно розвиватися. Актуальними дані питання не тільки для компаній, що спеціалізуються на будівництві ТРЦ, де основним генератором доходу є дохід від оренди площ, а й для компаній, що займаються крупнометражним продажем нерухомості. Для них планування попиту і план з ДДС також може бути формалізовано у вигляді простих планових моделей у відповідних системи.

   На ринку продуктом, який успішно вирішує ці завдання, є лінійка IBM Cognos. Основною перевагою продуктів IBM Cognos є  простота їх освоєння. Система IBM Cognos доступна для будь-якого впевненого користувача Excel.Т.е., Будь-який більш-менш досвідчений користувач Excel може легко освоїти не тільки роботу в системі, але і її налаштування, що робить IBM Cognos одним з найдешевших по вартості володіння IT продуктом для підвищення ефективності роботи девелоперських компаній. Великим компаніям варто звернути увагу на два продукти - IBM Cognos TM1 та IBM Cognos BI. Перший з них служить для побудови планових і прогнозних моделей. Другий - для роботи зі звітами. Обидва ці продукти легко інтегруються з іншими інструментами, наявними в компанії, і дозволяють працювати як з табличними даними СУБД, так і з ручним введенням, файлами та іншими джерелами даних.

   Ми розглянули основні IT продукти, які девелоперська компанія може використовувати для підвищення ефективності роботи. До них відносяться системи побудови звітності - від неї залежить ступінь розуміння співробітниками реального стану справ в компанії. Ми рекомендуємо використовувати продукт IBM Cognos BI, як найпростіший для освоєння і найвигідніший по вартості володіння інструментів для побудови звітності. Для планування ресурсів компанії і ведення обліку необхідна ERP система. Ми рекомендуємо використовувати систему 1С 8 як найбільш відповідну вітчизняним практикам ведення обліку, знайому широкому колу фахівців як з точки зору користування, так і доробок. Для автоматизації управління проектами ми рекомендуємо використовувати MS Project як найбільш зрозумілий і широкодоступний продукт на ринку. Для побудови CRM та управління документообігом ми рекомендуємо використовувати 1С або IBM Lotus Notes як найбільш гнучкий і доступний продукт на ринку. Для планування, прогнозування, план-факт аналізу, «що-якщо» аналізу ми рекомендуємо використовувати IBM Cognos TM1, як найбільш простий, доступний широкому колу користувачів і недорогий з погляду вартості володіння системою.

вгору