Автоматизация заявочной кампании в 1С
В рамках налаживания процедур финансового контроля предприятия решают задачи отслеживания информации по текущим обязательствам перед поставщикам, по контролю правильности и своевременности расчётов по заявкам на оплату. В случае небольшого количества контрагентов и заявок на оплату все эти функции выполняет бухгалтерия, но в момент когда количество контрагентов становится большим, количество различных договоров с подрядчиками растет - возникает необходимость в отслеживании обязательств перед контрагентами. Автоматизацию процесса контроля оплат часто называют заявочной кампанией.
Причиной старта проекта по построению заявочной компании у нашего заказчика стало возникновение проблем связанных с отслеживанием дат совершения платежей, расставлением приоритетов - по каким из обязательств нужно рассчитаться в первую очередь. Дополнительно в рамках проекта решалась задача контроля предоставляемых документов: какие документы не предоставлены и определение ответственного лица за не предоставленные документы.
Для решения данной задачи в конфигурации 1С Управление торговым предприятием был дописан процесс согласования заявки на оплату с различного рода уведомлениями и аналитикой по просрочкам оплат, реализован механизм блокировки платежей и верификация контролёрами.
В следствии автоматизации процесса утверждения заявки на финансирование значительно ускорился процесс согласования платежей, уменьшилось количество просрочек платежей, а также количество некорректных и не вовремя предоставленных документов (договоров, счетов). Руководство получило доступ к аналитике по причинам блокировки и просрочки платежей - блокировка из-за непредоставления необходимых документов, блокировка по просрочке, просрочка по вине инициатора платежа или бухгалтера – и, соответственно, появился объективный инструмент для анализа проблем с платежами.