Планування продажів за допомогою IBM Cognos Express
У нашого клієнта - компанії Олімп накопичився ряд труднощів при плануванні продажів і було прийнято рішення про впровадження системи планування. Аналітикам клієнта для деталізованого планування дистрибуції великої номенклатури товарів доводилося двічі на місяць вручну створювати і розсилати для заповнення учасникам процесу планування безліч Excel файлів різної структури. Внаслідок цього аналітики постійно стикалися з ризиками цілісності даних, оскільки співробітники в регіонах могли випадково або навмисно видалити або поміняти формулу на робочому листі Excel, перемістити колонку і / або додати нову за своїм розсудом, без узгодження з головним офісом.
Ковзкий (скользящий) план в компанії будується послідовно в двох напрямках - оперативний план зверху вниз (виконують аналітики планового відділу в головному офісі два рази на місяць), потім план знизу-вгору (виконують аналітики в регіонах один раз на місяць). Також, щорічно формується стратегічний план на рік в цілому. На першому етапі, головний офіс виконує побудову планів по макропоказниках ринку і трендам минулих періодів, після цього розбивку загальних планів і введення власних оцінок виконання проводять аналітики в регіонах. Відділ планування та аналізу головного офісу до впровадження системи автоматизації бюджетування відчував постійні проблеми, пов'язані з ручною консолідацією даних, регулярними вибірками даних з різних джерел, людським фактором при обміні інформацією, кадровою ротацією. Крім того, не було чіткої, збалансованої зведеної моделі планування компанії - зміна керівництва чи аналітиків на місцях фактично приводила до заміни моделі планування.
Для автоматизації процесу планування продажів був обраний програмний продукт IBM Cognos Express, призначений для побудови планів і бюджетів, зважаючи на наявність всього необхідного функціоналу планування для вирішення як оперативних завдань планування, так і стратегічних завдань розвитку компанії, невисокої ціни і малих ризиків проекту впровадження.
Перед початком проекту, для зменшення ризиків впровадження, компанія-клієнт провела ряд підготовчих заходів. Так, наприклад, за сприяння консультантів Реаліті був виконаний аналіз і детальна розробка моделі планування, яка в повній мірі задовольнила б керівництво компанії, прискорила процес збору даних і дозволила швидше і гнучкіше проводити процес планування. У моделі планування необхідно було врахувати вплив цілого ряду драйверів планування: маркетингові акції, сезонність, тренд, розміщення, трейдмаркетінгові активності та інше.
Відчутним ризиком, виниклим під час проекту, було питання нормалізації даних з транзакційної системи 1С. У зв'язку з особливостями ведення обліку у клієнта, не можна було отримати всі потрібні для планування дані в потрібних розрізах, тому в процесі проекту була допрацьована частина механізмів в обліковій системі для надання потрібних даних. Також співробітники департаменту аналітики замовника не могли бути залучені в проект повною мірою через постійну участь в паралельному процесі формування оперативного бюджету продажів, складності та багатофакторності самої моделі планування. Цей ризик був знижений, завдяки тому, що аналітикам було легко освоювати Cognos оскільки зовні він незначно відрізняється від Excel, а форми введення даних і звіти були виконані по знайомих шаблонах з Excel. Можливість drill down (трасування - перегляду шляху розрахунків) дозволила аналітикам швидко виявляти відсутні дані, а вбудовані ETL інструменти дозволили збирати дані з різних джерел в лічені хвилини.
Проект тривав 4 місяці, в результаті чого була реалізована складна модель планування, яка враховує розбивку по каналах продажів, сегментацію, тренди, маркетинг та інші фактори дистрибуції. Реалізувати модель тільки засобами Excel було б неможливо, зважаючи на складність обчислень і великий обсяг даних.
По закінченню проекту збільшилась швидкість збору даних, які завантажуються з різних джерел і збираються в одній системі, оскільки IBM Cognos дозволяє використовувати в якості джерел даних як звичайні файли, ODBC джерела так і OLAP джерела – інші куби, або просто куби іншого сервера Cognos. Також прискорена процедура погодження та затвердження бюджету, так як план доступний для перегляду керівником ще в процесі планування, немає необхідності обмінюватися файлами.
Для навігації співробітників по моделі був розроблений і впроваджений регламент планування - перелік завдань і порядок їх виконання. Були складені інструкції для роботи з моделлю. Популярністю користуються персональні робочі простори Cognos т.зв. Sandboxes (пісочниці), аналога яким немає в Excel, ні в інших продуктах для планування. За допомогою Sandboxes аналітики можуть створювати свої копії плану, розробляти різні версії і подавати на затвердження найбільш оптимальний варіант.
Внаслідок впровадження Cognos Express, клієнт отримав надійний і гнучкий інструмент для планування дистрибуції товарів, як вироблених (4 місце з виробництва в Україні), так і імпортованих. Були усунені традиційні «хвороби» планування, пов'язані з впливом людського фактора, швидкості збору даних з різних джерел, забезпечений поділ видимості даних з прав і ролей користувачів. Аналітики тепер не можуть втручатися в логіку роботи моделі планування за своїм розсудом, відтепер такі рішення повинні прийматися колегіально. Крім того, модель планування продажів дозволяє формувати і зберігати історію як за оперативними планами дистрибуції два рази на місяць, так і по стратегічним планам.
На збір даних з різних джерел тепер витрачається не більше години, а весь цикл планування скоротився в 2 рази, з 4 до 2 днів. Уніфікація моделей планування по каналах дистрибуції і створені інструкції дозволяють підвищити взаємозамінність аналітиків. Також, в Cognos Express був реалізований механізм генерації звітів у вигляді файлів, розмічених за шаблоном для представлення планів до захисту.
Читайте прес-реліз про впровадження IBM Cognos Express в компанії Олімп на сайті компанії IBM http://www-03.ibm.com/press/ru/ru/pressrelease/44473.wss